Người chủ trì cuộc họp

Patricia Sanz, Agora Speakers Madrid, đang chủ trì cuộc họp.

Người chủ trì cuộc họp là người chịu trách nhiệm chuẩn bị và chủ trì cuộc họp, nhường sân khấu cho từng người theo chương trình dự kiến, chào họ trên sân khấu, tiễn họ xuống và đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

Dưới đây là cách bạn nên tiến hành khi là người chủ trì một cuộc họp.

Chuẩn bị cuộc họp

Là người chủ trì cuộc họp, công việc của bạn bắt đầu từ lâu trước khi cuộc họp diễn ra và bạn có ba nhiệm vụ chính:

• Nói chuyện với Phó Chủ tịch phụ trách Giáo dục để xác định chương trình dự kiến ​​cho cuộc họp tiếp theo của câu lạc bộ.
• Đảm bảo mọi vai trò trong chương trình họp đều đã có người đảm nhận.
• Nghĩ ra một đoạn giới thiệu ngắn mới mẻ cho từng người thực hiện vai trò.

Lên chương trình họp

Nếu câu lạc bộ của bạn có Phó Chủ tịch phụ trách Giáo dục (VPE), thì người đó sẽ cung cấp chương trình họp tiếp theo. Nếu không (đặc biệt là nếu câu lạc bộ vẫn còn rất mới và vẫn chưa bầu được các cán bộ câu lạc bộ), chương trình họp sẽ là chương trình cơ bản được quy định trong tài liệu dành cho câu lạc bộ mới.

Bạn nên chủ động hỏi để có tình nguyện viên cho tất cả các vai trò có trong cuộc họp đó. Ví dụ, bạn có thể nhắn tin cho các thành viên câu lạc bộ rằng:

"Chào mọi người, chúng ta vẫn còn thiếu một Người bấm giờ, một Người nhận xét cuộc họp và một Người chủ trì ứng biến cho cuộc họp tiếp theo. Có ai xung phong không?"

Nếu không đủ tình nguyện viên, bạn thậm chí có thể chủ động hơn nữa:

"Anh Thành ơi, anh sẽ tham dự cuộc họp tiếp theo chứ? Anh làm Người bấm giờ nhé?"

Người chủ trì cuộc họp nên luôn tham khảo ý kiến của Phó Chủ tịch phụ trách Giáo dục của câu lạc bộ khi tìm người đảm nhận các vai trò cụ thể.

Chuẩn bị phần giới thiệu

Trong cuộc họp, một trong những nhiệm vụ của bạn là giới thiệu các thành viên sẽ thực hiện các vai trò khác nhau.

Trong phần giới thiệu, bạn có thể đề cập đến nghề nghiệp của thành viên, hoặc họ đã gắn bó với câu lạc bộ bao lâu, hoặc họ có phải là cán bộ câu lạc bộ hay không, v.v. Một thông lệ tuyệt vời được áp dụng ở nhiều câu lạc bộ là Người chủ trì cuộc họp sẽ liên hệ với tất cả những người tham gia vài ngày trước cuộc họp và hỏi họ một số câu hỏi như "bộ phim yêu thích của bạn là gì?", "nếu bạn có thể có một siêu năng lực, đó sẽ là gì?", v.v., rồi sử dụng câu trả lời trong phần giới thiệu.

Trong cuộc họp

Vì Người chủ trì cuộc họp cũng là người phải xử lý mọi tình huống bất ngờ (chẳng hạn như một người có vai trò không có mặt trong cuộc họp), bạn nên đến ít nhất 10-15 phút trước thời gian bắt đầu cuộc họp theo lịch.

Thông thường, Người chủ trì cuộc họp được Người tổ chức cuộc họp giới thiệu. Tuy nhiên, các câu lạc bộ có thể quyết định làm theo cách khác (ví dụ, họ có thể quyết định Chủ tịch Câu lạc bộ luôn là người mở đầu các cuộc họp, hoặc một cán bộ khác, v.v.). Trong mọi trường hợp, nếu bạn được người khác giới thiệu, đừng quên bắt tay họ và bắt đầu bằng cách cảm ơn họ bằng tên họ trước khi tiếp tục.

Một số điều bạn có thể nói ở phần mở đầu:
• Chào mừng tất cả mọi người
• Yêu cầu mọi người tắt điện thoại di động hoặc để chế độ im lặng
• Giải thích mục đích của Agora Speakers International và câu lạc bộ
• Đề nghị khách giới thiệu về bản thân (như đã giải thích trong phần "Chăm sóc khách mời').
• Nếu câu lạc bộ ghi âm các cuộc họp, hãy thông báo cuộc họp sẽ được ghi âm, nơi có bản ghi âm và thời điểm bắt đầu ghi âm.

Phần giới thiệu điển hình có thể là:

"Cảm ơn (tên của người giới thiệu bạn). Chào mừng mọi người đến với cuộc họp của chúng tôi. Trước khi chúng ta bắt đầu, các bạn vui lòng tắt điện thoại di động hoặc đặt ở chế độ im lặng. Agora Speakers International là một tổ chức phi lợi nhuận toàn cầu nhằm giúp mọi người phát huy hết tiềm năng giao tiếp và lãnh đạo của mình. (Bạn có thể thêm thông tin chi tiết về Agora hoặc câu lạc bộ của mình). Chúng ta ở đây để học hỏi và giúp đỡ nhau học hỏi. Vui lòng tôn trọng diễn giả và không nói khi họ đang nói."

Bạn cũng có thể thêm một vài giai thoại ngắn, chuyện cười hoặc bất cứ điều gì bạn có thể cho là hữu ích để phá băng hoặc thêm gia vị cho cuộc họp. Ví dụ: thay vì yêu cầu chính thức trước đây là mọi người phải tắt điện thoại di động, bạn có thể sử dụng cách nói như: "Tại buổi hòa nhạc Giáng sinh cuối cùng do William Christie tổ chức, trong buổi biểu diễn của Handel's Messiah, một chiếc điện thoại di động kêu lên. Ngay lập tức, Christie yêu cầu các nhạc sĩ dừng lại rồi đối mặt trực diện với khán giả đó và hét vào mặt anh ta: ''Bạn vừa phá hỏng một trong những đoạn hay nhất của một trong những tác phẩm hay nhất từng được sáng tác. RA NGOÀI NGAY!"… Bây giờ, tôi sẽ không đi xa như Christie nếu điều đó xảy ra trong cuộc họp này, nhưng chắc chắn bạn sẽ không thể kết bạn với ai nếu điện thoại di động của mình đổ chuông trong cuộc họp, vì vậy vui lòng tắt điện thoại NGAY."

Trong mọi trường hợp, cố gắng không tốn quá nhiều thời gian cho phần giới thiệu này. Tối đa 2-3 phút là đủ. Sau phần giới thiệu chung này, hãy tiến hành giới thiệu khách mời.

Một số câu lạc bộ có truyền thống rất hay là giới thiệu những thành viên mới gia nhập câu lạc bộ và trao cho họ một chiếc ghim cài, giấy chứng nhận thành viên hoặc những thứ tương tự.

Một số công thức hài hước có thể là:

"Hôm nay, tôi muốn chào mừng các thành viên mới nhất của câu lạc bộ chúng ta. Đầu tiên tôi muốn giới thiệu anh Thành, người mà sau khi là khách mời trong sáu - không kém SÁU - cuộc họp, CUỐI CÙNG đã quyết định gia nhập. Xin một tràng pháo tay nồng nhiệt chào đón anh Thành bước lên sân khấu."

"Không giống như anh Thành, với chị An, đó là tình yêu sét đánh. Ngay khi bước qua ngưỡng cửa của câu lạc bộ, chị đã biết mình sẽ gia nhập, và chị đã làm vậy - ngay sau lần dự họp đầu tiên. Chào mừng chị An lên sân khấu, xin một tràng pháo tay dành cho chị.”

Theo thời gian, mỗi Người chủ trì cuộc họp sẽ phát triển “phong cách” chủ trì của riêng mình. Trừ khi bạn đang chủ trì một sự kiện chính thức bên ngoài Agora với một nghi thức quy định nghiêm ngặt về việc phải nói gì và nói khi nào, không có phong cách "đúng", và bạn nên tìm một phong cách mình cảm thấy thoải mái. Qua thực hành, chắc chắn phong cách đó sẽ tự bộc lộ. Hãy chấp nhận và để nó phát triển. Và như đối với bài nói, điều tối quan trọng là bạn phải thuận theo phong cách tự nhiên của mình, thay vì cố gắng sao chép phong cách của người khác.

Sau khi giới thiệu xong các thành viên mới, bạn nên giới thiệu khách, thông thường bằng cách mời họ giới thiệu tên, cách họ tìm hiểu về câu lạc bộ và một vài câu về bản thân.

Víctor Huertas, Agora Speakers Madrid, đang nhận xét.

Điều quan trọng cần nhớ là, với tư cách Người chủ trì cuộc họp, vai trò của bạn là làm cho người khác trông thật tuyệt. Bạn không nên là ngôi sao của cuộc họp, mà chỉ đơn thuần là người giúp người khác tỏa sáng.

Vì vậy, khi bạn nhường sân khấu cho ai đó và sau khi bắt tay họ, hãy kín đáo lui về một vị trí, nhường sân khấu hoàn toàn cho người nói. Xem bên trái bức ảnh, Người chủ trì cuộc họp đã hoàn toàn rời khỏi ánh đèn sân khấu, và mọi sự chú ý của khán giả đều tập trung vào người đang nói.

Nhường và tiếp quản sân khấu

Chris Callaghan (phải) - Đại sứ Agora và Chủ tịch Câu lạc bộ Agora Speakers Queenswood ở Pretoria, Nam Phi, đang chào đón diễn giả Aaron Masemola (trái).

Đối với mỗi thành viên tham gia, hãy giới thiệu ngắn gọn, giải thích những gì thành viên đó sẽ làm, sau đó dẫn tràng pháo tay bằng cách là người đầu tiên vỗ tay. Tiếng vỗ tay nên kéo dài cho đến khi người nói đã ở trên sân khấu. Khi đó, hãy đưa tay ra, chờ bắt tay, rồi rút lui.

Những tràng pháo tay - đặc biệt là khi kết thúc - không chỉ mang tính lịch sự, mà còn là cách khiến thành viên cảm thấy thoải mái và được đánh giá cao. Chúng giúp xoa dịu sự căng thẳng và lo lắng của người nói. Như vậy, chúng là một nhân tố quan trọng trong việc tạo nên một môi trường thân thiện.

Cố gắng không đọc khi bạn đang giới thiệu người tham gia tiếp theo. Điều này không có nghĩa là bạn phải ghi nhớ thông tin chi tiết của từng người tham gia. Thay vào đó, khi một người tham gia đang ở trên sân khấu, hãy đọc và ghi nhớ những gì bạn muốn nói về người tiếp theo.

Trong khi người tham gia đang ở trên sân khấu, đừng can thiệp dưới bất kỳ hình thức nào, ngay cả khi người tham gia trở nên 'trống rỗng', vì điều đó thường chỉ làm tình hình tồi tệ hơn. Hãy để họ tự vượt qua theo cách của mình.

Sau khi người tham gia nói xong, mọi người thường sẽ tự nhiên vỗ tay. Nếu mọi người không vỗ tay và rõ ràng người tham gia đã kết thúc, bạn nên dẫn lại tràng pháo tay. Hãy đến gần họ và một lần nữa bắt tay, tiếp tục vỗ tay cho đến khi người tham gia đã về chỗ ngồi của mình.

Sau khi hết tiếng vỗ tay, hãy cảm ơn người tham gia, và lúc này bạn có thể thêm một số bình luận hài hước hoặc thư giãn về những gì khán giả vừa nghe. Sự hài hước của bạn phải luôn tích cực và không bao giờ được chê bai hay phán xét.

Ví dụ: giả sử chúng ta có chương trình họp sau:

Một cách mà Người chủ trì cuộc họp có thể giới thiệu là:

"Căn thời gian rất quan trọng trong nói chuyện trước công chúng, và trong cuộc họp hôm nay, người bấm giờ của chúng ta sẽ là anh Lê Thành. Siêu năng lực mà anh ấy muốn có là bay như Siêu nhân vì điều đó sẽ cho phép anh đi đến bất cứ nơi đâu và thăm nhiều nơi kỳ thú, không thể tiếp cận… mà không cần phải qua cổng an ninh sân bay… Xin mời anh Thành lên sân khấu và cho chúng tôi biết về vai trò của anh."
(bắt đầu vỗ tay, anh Thành bước lên sân khấu, bạn bắt tay anh ấy và rút lui. Khi anh Thành giải thích xong vai trò của mình, bạn tiếp quản):

"Cảm ơn anh Thành. Nhớ kết thúc bài phát biểu của anh đúng giờ nhé vì tất cả chúng tôi đều muốn về nhà tối nay và không phải ai cũng bay. Tiếp theo, chúng ta có Nhà văn phạm của ngày, Nguyễn Chuẩn, đến từ Việt Nam, và siêu năng lực anh ấy muốn có là khả năng đọc suy nghĩ của người khác. Vì vậy, đừng nghĩ gì đến việc mắc lỗi ngữ pháp. Hãy nồng nhiệt chào đón anh Chuẩn."
(bắt đầu vỗ tay, anh Chuẩn bước lên sân khấu, bạn bắt tay anh ấy và rút lui. Khi anh Chuẩn giải thích xong vai trò của mình, bạn tiếp quản):

và tiếp tục như thế…

Xử lý nhiễu loạn

Là Người chủ trì cuộc họp, trách nhiệm của bạn là đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đúng lúc.

Điều này có nghĩa là nếu bạn nhận thấy điều gì đó đang làm nhiễu cuộc họp, thì bạn nên hành động. Những nhiễu loạn có thể bao gồm:
•    Điện thoại di động
•    Người ra người vào
•    Mọi người trở nên ồn ào
•    Mọi người chụp ảnh bằng đèn flash

Những hành động này - và nhiều hành động khác - nên được giải quyết, nhưng không bao giờ trong khi người nói đang nói. (Người nói không cần hoặc không muốn có một người trông trẻ, và họ cũng cần tự học cách đối phó với những tình huống bất ngờ này). Hãy chờ người nói kết thúc, sau đó từ trên sân khấu, đề nghị lịch sự - nói chung, không bao giờ chỉ tay cụ thể vào ai - để hành vi đó dừng lại, luôn giải thích lý do. Ví dụ:

"Tôi xin đề nghị mọi người không chụp ảnh với đèn flash vì đèn flash rất dễ gây mất tập trung và khó chịu do độ sáng của nó đối với người nói".

hoặc là
"Tôi xin đề nghị mọi người không đi ra đi vào trong suốt bài nói vì điều đó khiến khán giả rất mất tập trung. Vui lòng đợi cho đến khi bài nói kết thúc."

Kết thúc cuộc họp

Cuối cuộc họp, Người chủ trì cuộc họp nên hỏi người đảm nhận các vai trò cho cuộc họp tiếp theo. Ít nhất Người chủ trì cuộc họp tiếp theo nên được chỉ định lúc này, để có sự liên tục và việc chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo không trở thành "cha chung không ai khóc". Mặc dù chương trình cho cuộc họp tiếp theo chưa được thiết lập, một số vai trò phải có mặt trong tất cả các cuộc họp để bạn có thể hỏi các tình nguyện viên cho:

• Người chủ trì cuộc họp
• Người bấm giờ
• Nhà văn phạm
• Người nhận xét cuộc họp

Công việc cụ thể cho cuộc họp trực tuyến

Người chủ trì cuộc họp đóng vai trò là người tổ chức hoặc người quản trị cuộc họp trực tuyến. Mặc dù các kỹ thuật cho phép truy cập vào cuộc họp do Người tổ chức cuộc họp xử lý, trong cuộc họp trực tuyến, Người chủ trì cuộc họp:

• Tắt hoặc bật tiếng người tham dự khi cần (điều này đặc biệt quan trọng khi xử lý nhiễu loạn, vòng phản hồi, v.v.)
• Hướng dẫn những người tham dự làm việc với Người tổ chức cuộc họp để giải quyết các vấn đề kỹ thuật (sử dụng chức năng phòng họp riêng nếu cần)
• Yêu cầu các thành viên bật webcam của mình để có thể nhìn thấy tất cả các thành viên.
• Cho phép chia sẻ màn hình hoặc bảng trắng.
• Tạo phòng họp riêng nếu các hoạt động đòi hỏi.
• Loại người tham dự khỏi cuộc họp nếu hành vi của họ ngăn cuộc họp diễn ra bình thường.
• Theo dõi video của các thành viên và đảm bảo họ đang tham dự cuộc họp từ một môi trường thích hợp và an toàn, yêu cầu họ rời cuộc họp nếu không đúng như vậy. Ví dụ, nếu một thành viên tham dự khi đang lái xe, Người chủ trì cuộc họp thông báo riêng cho người tham dự đó và loại họ ra khỏi cuộc họp cho đến khi tình huống được giải quyết.